流程效率,是指流程的處理時長,是一個流程從開始到完成的總耗時。提升流程效率,就是在不降低流程規范性、不增加流程管理風險的前提下,縮短流程處理時長。
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流程在正式上線運行之后,就需要定期回顧,以發現流程中存在的問題并加以解決,實現流程的持續優化。其中有效提升流程效率的方法有以下幾種:
一、用管理授權實現分級審批
管理授權,是指依據公司管理要求,給各級管理者設置相應的審批權限,讓各級管理者都能在授權范圍內承擔審批職責。合理的審批授權既能給公司各級管理者賦予恰當的權限,又能讓他們充分承擔起管理責任。
1、以費用報銷流程的審批授權為例,按照報銷金額進行分級審批授權,只有報銷金額超過一萬元才需要到總經理審批,能極大提升審批效率。
2、以員工錄用流程的審批授權為例,按被錄用員工的級別進行審批授權。
3、以員工請假流程的審批授權為例,按請假天數進行審批授權。
管理授權可以是多緯度的,比如按金額授權、按申請人級別授權等,所有能以階梯式分級或不同類型分類的事項,都可以進行管理授權。
二、改串行處理為并行處理
流程中可能會有多個處理環節,通常是一個環節處理完成后,再流轉到下一環節處理,稱之為串行處理。有些環節在邏輯上并沒有先后順序,這樣的環節就可以由串行處理改為并行處理,以減少處理時長,提升流程效率。
三、合并冗余環節、刪除不必要的環節
在同樣的處理效率下,環節越少,流程的整體處理時長也會越短。因此合并冗余環節、刪除不必要的環節也能有效提升流程處理效率。
四、用線上流程替代線下流程
線上流程是指流程的“電子化”,利用信息化系統讓流程在線上處理和流轉,可極大提升流程處理效率。
五、利用系統對接減少人工操作
在公司信息化系統較為完善的情況下,可通過系統對接,使流程數據在系統間無縫傳遞,從而能減少人工操作,提升流程效率。例如員工轉正流程審批通過之后,流程與人事系統對接,自動修改員工狀態,人事部門不用再手動到人事系統里修改員工狀態,效率自然就提升了。
六、提升員工流程管理意識
不論是線下流程還是線上流程,實際的審批人和執行人都是員工,因此提升員工流程管理意識,減少員工在處理流程時不必要的拖延,也是提升流程效率的有效方法。可通過持續宣講和培訓等各種方法和手段,不斷向員工灌輸和強化流程管理效率意識。
無論上述哪種方法,提升流程管理效率一定要以不降低流程規范性和不增加流程管理風險為前提。
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