部門職責說明書是對部門工作的意義、方向和職責等進行書面說明。它是組織結構設計的重要內容。部門是依據企業組織結構進行劃分的。部門職能決定了部門崗位職責的內容。部門職能說明書的編寫可以采用職責分解的方法。根據部門的功能定位和方向確定部門的職責的內容，隨后按照流程或功能模塊進行分解，形成部門地一級、二級或三級職責。在分解時遵循MECE原則。具體步驟如下：
首先，明確部門在企業中的定位。部門定位是部門在公司系統里的價值也就是部門存在的理由。部門定位是用一句話來清晰界定部門在公司的定位。包括依據什么做什么結果是什么。也就是輸入、輸出以及中間處理過程分別是什么。
其次，確定部門的一級業務流程或功能模塊。按流程劃分職能，可以保證職能的完整、無遺漏和相互獨立。如果部門職能是流程導向的可以采用流程切分法，如果部門是以功能模塊為導向的則按模塊來進行劃分。比如，某公司營銷部職能可以劃分為商品管理、渠道管理、銷售管理以及客戶服務。
再次，將確定的一級職責再分解為二級或三級職責。一級業務流程或功能模塊一般都比較概括。降下來需要將概括的職能分解為更具體地職能，能夠清晰明確地描述部門職責。分解時確保職能地清晰、完整、無遺漏以及相互獨立。如，人力資源部地人才招募可以分為：制定招募計劃；外部招聘渠道管理；內部招募等。
最后，撰寫部門職責說明書。根據上述步驟的分解，整理部門整體的職責。對于分解的二級、三級職責要進行分析，有交叉的進行明確劃分，有空缺的進行合理劃分，確保不遺漏、不重復，全面且獨立。明確每項職責的輸入、輸出以及處理過程。明確部門職責、部門崗位職責以及崗位職責與部門職責的關系。
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