崗位說明書是為了明確崗位的工作內(nèi)容以及什么樣的人適合此崗位的書面文件，它包括職務(wù)概述、職務(wù)職責(zé)、任職資格以及職務(wù)分析日期。職位說明書是企業(yè)組織架構(gòu)的重要內(nèi)容之一，是明確企業(yè)職責(zé)劃分的基礎(chǔ)。并且對員工工作的開展、企業(yè)招聘以及薪酬績效的設(shè)計均有指導(dǎo)意義。總的來說，崗位說明書的編制要采取自上而下和自下而上相結(jié)合的方式。具體編制流程如下：
首先，要確定公司的組織架構(gòu)和各部門的職能職責(zé)。這是按照從上而下來設(shè)計的。公司的組織架構(gòu)和各部門職責(zé)分工要依據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略、價值鏈以及流程來確定，并且隨著企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)以及企業(yè)外部環(huán)境的變化而進行調(diào)整。企業(yè)的價值鏈可以分為發(fā)展鏈、銷售鏈、交付鏈和支撐鏈。在組織架構(gòu)設(shè)計和部門職責(zé)分工時可以根據(jù)這幾個鏈條來進行設(shè)計。一般來說，哪個鏈條對企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)越重要，哪個鏈條的權(quán)和利越多。
其次，根據(jù)各部門的職能職責(zé)，確定各部門的崗位分級標(biāo)準和具體的崗位名稱。這是把企業(yè)的整體職能分配到部門之后，對各部門的崗位進行分級分類和細化，從而來確定整個部門的構(gòu)架。設(shè)計的依據(jù)是各類別是否能夠完成獨立的價值以及各獨立價值之間的協(xié)作，使部門的效率最大化。
再次，對已經(jīng)確定的各崗位進行職務(wù)分析。職務(wù)分析包括工作分析和工作評價。工作分析和工作評價的具體內(nèi)容包括6W2H,即who,誰從事這項工作包括人員的學(xué)歷、知識技能、經(jīng)驗以及職業(yè)化素質(zhì)等資格要求；what，工作內(nèi)容是什么以及負什么責(zé)任；whom，為誰做，即上下級和同事分別是誰；why，為什么做，工作的價值和意義是什么；when，工作的時間要求；where，工作的地點和環(huán)境是怎樣的；how，如何從事這項工作，工作的程序、規(guī)范以及從事該職務(wù)所需的權(quán)利；how much，從事這項工作所需支付的費用和報酬。這項工作可以采用自下而上和自上而下相結(jié)合的方式進行，讓員工充分參與自己崗位說明書的編寫，更有利于工作的執(zhí)行。可以采用問卷調(diào)查法、日志法、觀察法等方法。
最后，整理編制崗位說明書。通過部門負責(zé)人和部門人員的充分溝通和協(xié)作，最終確定崗位說明書的制定。除了要明確崗位要做什么，還要能夠指導(dǎo)員工應(yīng)該怎么做以及在什么情況下履行什么職責(zé)以及各職責(zé)的業(yè)績標(biāo)準等，明確工作的輸入、輸出以及各職責(zé)的客戶等，能夠?qū)T工完成工作起到指導(dǎo)作用。
除此之外，崗位說明書的編制并不是一勞永逸的事情，還要根據(jù)情況的變化進行不斷地修訂和調(diào)整。
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