部門職能說明書是部門職責分析之后形成的組織結構設計基礎文件，所要達到的工作目標和績效標準的一種規范性管理類文件。
一份規范的部門職能說明書它能夠明確崗位職責，提高企業員工工作效率，也是企業管理規范的重要標志之一，因此，許多企業非常重視部門職能說明書的撰寫，從而提高自身競爭力。
但是，深藍咨詢也發現不少中小企業部門職能說明書撰寫不規范，職責描述不清晰，造成部門之間推諉扯皮現象嚴重，形成內耗，造成工作效率低下，甚至阻礙了企業自身的發展的步伐。
因此，中小企業進行撰寫一套規范的說明書是十分有必要，結合深藍咨詢多年咨詢經驗，總結出撰寫部門職能說明書的八步驟，具體如下：
1. 準備工作
1.1與企業充分溝通，取得支持與配合
與高管保持充分溝通，闡述部門職能說明書撰寫的重要性，聽取企業對部門職能說明書的撰寫達到的目的，從而取得他們的重視和支持，便于下步工作的開展。
1.2收集相關資料
在正式開始部門職能說明書的編制工作前，需要對與之相關的信息資料進行分類檢查，對缺失的資料進行及時補充。
1.3確定部門職能說明書模板
根據企業的要求與組織職能管理的需要，設計出符合企業的部門職能說明書模板。
1.4提前下發培訓通知
與企業溝通與確認召開部門職能說明書培訓時間，并要求企業下發培訓通知，以便相關人員按時參加。
2. 培訓宣導
對參加部門職能說明書編制的企業高層領導和部門負責人進行部門職能說明書知識進行培訓，以便他們能夠順利開展，主要培訓的內容：
2.1部門職能說明書的用途、目的、意義；
2.2部門職能說明書模板中各項內容的含義和填寫方法；
2.3部門職能說明書的編制技巧和編制規范。
3. 指導撰寫
完善的部門職能說明書主要包括五部分內容：基本信息、部門使命和部門結構圖、部門職能、工作協調關系描述。
4. 收集匯總
督促企業項目對接人按時向各部門負責人收集本部門職能說明書，然后匯總打包，在提交截止日期之前提交給咨詢項目組。
5. 檢查修訂
對提交上來的企業各部門職能說明書，根據部門職能說明書撰寫的要求與規范，進行逐一審核，發現問題進行及時修訂，最后按照統一格式，進行匯編，形成企業崗位說明書初稿方案。
6. 意見反饋
將企業部門職能說明書初稿方案提交給企業項目對接人，由其向公司各部門下發確認，進行意見征詢，及時將收集與匯總反饋的意見提交項目組。
7. 定稿發布
對企業反饋的意見進行綜合評估，給予修正完善，形成最終的部門職能說明書定稿方案，由企業及時進行發布，推行實施。
8. 不斷更新
伴隨企業戰略變化或者業務調整等原因，企業原有部門職能說明書在運行中或許與實際情況存在脫節，需要不定期更新，給予修訂完善。
總之，撰寫部門職責說明書的八步驟簡單易操作，可以作為中小企業撰寫部門職能說明書的參考和借鑒，幫助中小企業優化組織結構設計邁向規范管理奠定基礎。
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