整頓的目的是為了實現(xiàn)需要的物品快速取出，使用后立即歸位。在做5S項目時對于大多物品這一目的都能很好地實現(xiàn)，但是文件類物品因為其特殊性，在整頓的過程中常常會遇到一些麻煩，怎樣才能保證文件能快取快放呢？
有一次在做5S項目的時候，遇見過這樣一個情況，有個員工桌子上到處都是文件，每次去的時候都是這個樣子，每天感覺她就像個旋轉(zhuǎn)的小陀螺，一直從早上忙到下班，加班更是家常便飯。
當時我就問她：“你文件這樣平鋪在桌子上找起來方便嗎？需要的文件能立刻找到嗎？”這個美女就說“方便啊，我都習慣了，自己的東西肯定能很快就找到啊。”結(jié)果有一次領(lǐng)導(dǎo)叫他找個文件，只見她在哪里一頓操作，看的我一愣一愣的，結(jié)果二十分鐘過去了，文件終于找到了，桌面卻更亂了。處理過的文件和沒處理的文件又混在了一起，整理這些文件又花費了差不多二十分鐘。
首先我們一起對她的文件做了以下分析：1.臨時文件需要隨時處理；2.經(jīng)常使用的表單；3.需要查閱的過往文件；4.需要存檔的文件。
針對這幾大類文件我采取以下整頓措施：
1.臨時文件需要隨時處理的采用三層文件筐，并標明第一層待處理，第二層處理中，第三層已處理。然后將她的臨時文件按照這樣的要求去放置，避免處理過的文件與處理完成的文件混放，提高工作效率。
2.經(jīng)常使用的表單按照表單的類型分別擺放，用隔斷線將其隔開，并標注文件類型。
3.需要查閱的文件進行分類，首先根據(jù)查閱頻率決定是放在桌子上面，還是放在文件柜中。然后將同一類文件裝入文件盒，并在文件盒側(cè)邊做標識。
4.需要存檔的文件及時分類送入檔案室存檔。
經(jīng)過這一番操作，她桌子上的文件都找到了住的地方，每次需要處理的文件只有一兩份，整個桌面顯得干凈整潔。當需要查找文件時，根據(jù)標識能很快的找到取出，用完后按照要求很快的歸類放好，整個工作狀態(tài)就顯得從容不迫，當然加班的情況也有所減少。
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