流程是一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動,它能夠明確權(quán)責(zé),精簡工作,提高工作效率,為客戶創(chuàng)造價值,也是企業(yè)管理規(guī)范的重要標(biāo)志之一,因此許多企業(yè)非常重視流程管理建設(shè),從而提高自身競爭力。
但是,深藍(lán)咨詢也發(fā)現(xiàn)不少中小企業(yè)流程管理還處于0階段,完全依賴企業(yè)員工的工作經(jīng)驗來執(zhí)行活動,沒有對流程進(jìn)行梳理與建檔,缺乏流程運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,部門之間推諉扯皮現(xiàn)象嚴(yán)重,形成內(nèi)耗,造成工作效率低下,甚至阻礙了企業(yè)自身的發(fā)展的步伐。
因此,中小企業(yè)搭建流程管理體系是十分必要,結(jié)合深藍(lán)咨詢流程管理體系搭建的咨詢經(jīng)驗,總結(jié)出來中小企業(yè)從0到1搭建流程管理體系十步驟,具體如下:
一、規(guī)劃主流程清單
(一)運(yùn)用價值鏈?zhǔn)崂硪?guī)劃主流程
采用波特的價值鏈分析法,辨別某種“價值活動”是否能夠為企業(yè)帶來競爭力,從而分析企業(yè)的業(yè)務(wù)活動并確定工作流程;根據(jù)企業(yè)實際情況,將企業(yè)的活動分為主要活動與輔助活動,主要活動圍繞直接能給客戶創(chuàng)造價值的活動,而輔助活動屬于支撐主要活動,并不能直接創(chuàng)造價值。
通過以上分析,將企業(yè)活動分解開來,擬定出規(guī)劃主流程清單。
(二)與企業(yè)高層溝通確認(rèn)
根據(jù)擬定的初步梳理的規(guī)劃主流程清單,與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行深入溝通,充分了解企業(yè)管理層對流程管理的期望和著力點(diǎn)。
(三)確定最終的主流程名單
根據(jù)企業(yè)高層的意見和建議,結(jié)合企業(yè)實際情況與企業(yè)戰(zhàn)略,從而確定最終的主流程清單。
二、調(diào)研流程現(xiàn)狀
(一)宣傳培訓(xùn)
針對企業(yè)管理人員缺乏流程管理的思想和意識,向企業(yè)中高層開展一場流程管理培訓(xùn)十分必要,主要進(jìn)行流程管理基礎(chǔ)知識的普及以及流程給工作帶來的好處,明確各部門在流程管理工作中的配合事項,統(tǒng)一認(rèn)知、提升意識,在后續(xù)的工作開展中給予支持與配合。
(二)收集資料
根據(jù)企業(yè)主流程清單,要求企業(yè)提供現(xiàn)有的流程相關(guān)資料和信息,作為研究企業(yè)流程第一手資料。
(三)訪談人員
根據(jù)主流程清單,重點(diǎn)訪談企業(yè)高管、涉及流程各部門的負(fù)責(zé)人、流程執(zhí)行人,從而了解企業(yè)高層對流程的定位,充分了解相關(guān)流程實際運(yùn)行情況以及存在的問題,同時做好訪談記錄。
(四)調(diào)查問卷
根據(jù)企業(yè)實際情況,向相關(guān)人員發(fā)放流程調(diào)研問卷,輔導(dǎo)填寫并按時回收,確保問卷調(diào)查有效。
三、處理調(diào)研信息
根據(jù)收集的企業(yè)資料信息、人員訪談記錄表、調(diào)查問卷,對流程調(diào)研信息進(jìn)行整理、處理、匯總,為下一步設(shè)計流程做準(zhǔn)備。
四、構(gòu)思與設(shè)計VISIO流程圖
根據(jù)對企業(yè)流程調(diào)研的信息,對主流程清單進(jìn)行一一構(gòu)思,運(yùn)用VISIO軟件設(shè)計成流程圖。
五、制作主流程手冊
(一)制作標(biāo)準(zhǔn)的流程圖
1. 流程目的
簡明扼要地闡明流程的作用和目的。
2. 責(zé)任權(quán)限
明確各個部門在流程中的責(zé)任權(quán)限,避免推諉扯皮,提高工作效率。
3. 插入制作好的VISIO流程圖
4. 編寫流程說明
根據(jù)流程圖涉及的各個環(huán)節(jié)和結(jié)點(diǎn),編寫流程說明規(guī)范,作為操作指引。
(二)匯編標(biāo)準(zhǔn)流程圖
將制作好的標(biāo)準(zhǔn)流程圖進(jìn)行匯編,然后逐一編號。
(三)添加相關(guān)表單附表
將收集流程涉及的所有表單附在最后邊,作為流程手冊的一部分。
六、征求意見與反饋
(一)征求企業(yè)負(fù)責(zé)人意見
將做好的主流程手冊成果向企業(yè)負(fù)責(zé)人說明與演示,聽取企業(yè)負(fù)責(zé)人從企業(yè)全局出發(fā)對主流程提出的修改意見,同時做好相關(guān)記錄。
(二)征求企業(yè)流程相關(guān)部門負(fù)責(zé)人意見
根據(jù)主流程手冊,與涉及流程的部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行逐一溝通與確認(rèn),聽取大家的意見,同時做好相關(guān)記錄。
七、修改完善
對企業(yè)相關(guān)人員征求的意見進(jìn)行整理和分析,對提出合理的部分給予修改和完善,確保符合企業(yè)實際情況。
八、審批定稿
對定稿的主流程手冊提交給企業(yè)發(fā)起審批流程,第一時間完成會簽和審批。
九、實施運(yùn)行
企業(yè)將審批的流程管理制度及時下發(fā)及實施,確保符合新的流程規(guī)范。
十、不斷更新
伴隨企業(yè)戰(zhàn)略變化或者業(yè)務(wù)調(diào)整等原因,企業(yè)原有流程在運(yùn)行中或許與實際情況存在脫節(jié),需要不定期更新,然后進(jìn)行完善。
總之,搭建流程管理體系十步驟易操作,成本小,可以作為中小企業(yè)從0-1搭建流程管理體系的參考和借鑒,助推中小企業(yè)邁向規(guī)范管理道路上的重要得力幫手。
掃描二維碼關(guān)注深藍(lán)動態(tài)!