【背景說明】
中大型國營企業,開辦三十余年,現有人員基本上都是工作十年以上的老員工,工作中不看制度、只憑經驗辦事的現象非常普遍,很多制度其實是為了迎合上級主管部門的檢查而隨意拼湊的,甚至存在很多漏洞、錯誤、不合時宜之處,也缺乏執行的基礎。
項目組專門進行了了解,負責公司制度推進的企管部門也非常無奈,說:原來也推動過制度規范,但是負責制度起草的部門還是不負責任,部門經理把任務隨便分配到員工,員工到網上隨便搜一搜,最后出來的就是這樣子;制度草稿下發相關部門征求意見,大部分人員不會仔細看,問就是“可以”。
【項目組的準備工作】
正式制度溝通、梳理之前,項目組內部研討,把現狀和原因分析仔細列了出來,大家一致認為:如果還是像以往企業內部推進的方式去做,基本上可以判定是無效的,得不到什么有效的信息。
于是,項目組加強了準備工作,力求能夠取得預期的溝通效果:
①項目組梳理了企業業務流程,明確了關鍵節點、產出要求;
②結合現有制度,梳理形成清單;
③根據人員特點,項目組內部分工,分別對自己負責部分進行深入研究,預先把疑問、漏洞和錯誤之處進行列示,形成自己的初步判斷。
④提前下發各負責部門,并預約時間,與各部門負責人探討。
【結果】
經過項目組精心準備,溝通效果其實超出預期,大部分人員還是非常負責、提前做了功課,提出了很多合理化建議,比如哪些內容可行,哪些需要調整,哪些建議廢止;甚至有部門已經按照優化后的想法主動進行調整,擬定了新的制度和實施細則。
當然也不排除確實有個別人員仍然是推脫的態度,但在項目組老師針對性的追問下,也不得不給出了自己的想法和意見。
【啟示】
當企業經過長時間發展之后,確實會存在一些制度建設滯后的情況,如果不及時進行調整優化,制度的適用性、有效性就會大打折扣,最后導致沒有人再相信和認真執行,企業慢慢就會變成憑經驗和個人心情做事,工作的波動性會越來越大,甚至失控。
制度建設需要責任心,也需要專業性,更需要合適的做事方式,需要項目組充分發動企業各方專業力量,激發出大家的充分參與,才能取得好的效果。
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