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人力資源管理咨詢_如何寫好崗位說明書
時間:2021-05-27 來源:深藍原創 作者:深藍咨詢

一、什么是崗位說明書

是指對組織中各類崗位的基本信息、目的、職責、協作關系等崗位要素給予的定義性說明。

二、崗位說明書的作用

1.是招聘、錄用員工直接依據。

開展招聘工作,進行人才選拔時,崗位說明書里的任職條件是基礎要求。

錄用員工應該承擔什么樣的責任,要負責到何種程度,作為勞動合同附件的崗位說明書,事先已經明確進行了約定。

2.是目標管理和績效考核的基本依據。

崗位說明書所規定的職責為提取考核指標指定了范圍,工作目標的制定圍繞這些職責展開。

3.是制定薪酬政策的間接支持。

崗位評價是合理定薪的前提,沒有崗位說明書就無法進行有效的崗位評價。

4.是員工教育與培訓的方向。

圍繞崗位說明書中關于知識、技能和素質的要求和員工實際績效表現,生成具體培訓需求。

5.是員工晉升與發展的路徑圖。

上級崗位的說明書,是員工晉升發展的路徑圖,員工清楚知道上級崗位的要求,可以有針對性的進行自我提升,為晉升發展提前準備。

三、崗位說明的編寫要點

1.合理分工,充分準備,規范編寫。

(1)人力資源部門

提供規范模板,組織編寫方法培訓,運用問卷調查、直接面談、觀察法等檢查崗位說明書的質量,審批定稿并將全部崗位匯編成冊。

(2)部門負責人

指導具體編寫,審核修訂初稿,確保部門職能有崗位承接,對崗位的描述要由現狀“是什么”轉變為目標狀態“應是什么”,對現存的職責交叉、職權不明的現象進行調整厘清。

(3)崗位員工

參加培訓后按模板進行規范編寫,遇到困難及時提出支持需求,按計劃完成編寫任務。

2.要素完整,行文規范,邏輯清晰。

崗位說明書要素主要有:基本信息、目的、職責、協作關系、任職責資格、工作條件。要素不能缺失,與崗位無關信息也不應出現在崗位說明書中。

行文用詞規范,避免口語化詞語和生僻字詞,動詞選用適當,準確表達職責權限和角色分工,表現績效水平的詞不必寫入職責中。

內容邏輯清晰,在涵蓋所有工作職責的基礎上將總數盡量控制在8條左右,盡量按照重要性或邏輯排序。

相同性質的職責進行總結和提煉,不同性質的職責盡量分開,職責描述滿足獨立而窮盡的原則,需要描述的是“做什么”而不是“怎么做”,不需要一步一步地具體描述如何完成工作,避免描述太瑣碎。

3.及時更新,適應變化,保持價值。

隨著經營環境的變化和企業發展,組織架構和部門職能隨之不斷優化,業務流程也在同步調整,崗位新增、合并,職責增減等情形頻繁發生,崗位說明書應適應新情況、新要求,及時更新調整,繼續發揮作用,保持價值,為管理提供支持。

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