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簡化或者減少會議的五個辦法
時間:2015-07-06 來源:深藍原創(chuàng) 作者:深藍咨詢

    一些企業(yè)高管認為,會議是一種必須的溝通工具,但事實并非如此。每個行業(yè)里在日常運營中不開會的企業(yè)數(shù)量都在快速增長,一些公司這樣做的歷史甚至超過30年。這種趨勢的成功表明,我們至少應(yīng)該讓會議變成“可選項”。這正是很多公司正在做的事,他們通常使用雙腳法則。
    這個法則很簡單,如果你選擇參加一個會議,你就必須能夠從中學(xué)到東西,或者能夠有所貢獻(你應(yīng)該努力做到這一點)。如果兩者都做不到,你就有責(zé)任站起來并離開,去一個能夠做到兩者之一的地方。如果你的公司運用了雙腳法則,也許會有一半的會議都無人到場,或者在會議陷入細節(jié)討論的時候中途退場。
    這樣做的回報是巨大的。一家制造商通過將會議的長度從60分鐘縮短至30分鐘,并將參會的人數(shù)上限限定為7人的方式,削減了大約200個職位。
    下面五個想法能夠簡化或者減少會議:
    1、讓會議變成可選擇的。你很快就會發(fā)現(xiàn)哪些會議是毫無用處的。
    2、有一個書面的議程,并且堅持這樣做。如果會議沒有重要到值得事先進行思考的程度,就干脆不要開。使用一個共享在線文檔,每個人在會議前一周都可以對文檔做出貢獻。
    3、限定15-30分鐘,到時間硬性結(jié)束。尊重始于告知每個人這個會議將于上午10∶30結(jié)束,并且確保到時會議一定結(jié)束。
    4、站立式會議。對于日常業(yè)務(wù)會議來說,這是一種非常好的手段。樞密院(英國君主的咨詢機構(gòu))定期會見英國女王都是站立式會議(女王和她的代表也站著),這種做法讓這些會議都很短。
    5、永遠不要在大型會議上解決問題。解決方案幾乎永遠都不可能牽涉到每一個人。相反,要明確問題,并且弄清楚這個問題屬于誰,讓他們?nèi)ふ医鉀Q方案,并在下一次會議上匯報。

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